Cách tra cứu hóa đơn điện tử của VNPT sẽ có sự khác biệt tùy thuộc vào việc người dùng có sử dụng tài khoản VNPT Invoice hay không. Dưới đây, VNPT Cà Mau sẽ hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn điện tử VNPT cho cả hai tình huống này. Các thông tin sau đây đã được cập nhật mới nhất theo những điều chỉnh từ Thông tư 78, giúp người dùng có thể yên tâm áp dụng.
1. Cách tra hóa đơn điện tử VNPT với khách hàng không có tài khoản
Cách 1: Tra cứu trực tiếp bằng mã hóa đơn VNPT
Bước 1: Truy cập vào trang portal của VNPT
Khách hàng truy cập trang portal của VNPT tại địa chỉ https://portaltool-miennam.vnpt-invoice.com.vn/. Giao diện trang chủ sẽ hiện ra gồm 1 mục là “Mã tra cứu HĐ” và “Mã xác thực”.
Bước 2: Nhập mã hóa đơn và mã xác thực của hóa đơn điện tử VNPT
Để thực hiện kiểm tra hóa đơn VNPT Invoice nhận được có tồn tại hay không, khách hàng cần nhập mã hóa đơn và mã xác thực vào ô tương ứng rồi ấn “Tìm kiếm”.
Hệ thống sẽ hiển thị kết quả hóa đơn nếu mã tra cứu chính xác. Nếu một trong hai thông tin nhập vào có sai sót, vị trí DANH SÁCH HÓA ĐƠN sẽ không hiển thị hóa đơn phù hợp.
Cách 2: Tra hóa đơn bằng mã tra cứu
Bước 1: Khách hàng truy cập vào địa chỉ portal của VNPT
Khách hàng truy cập trang portal của VNPT tại địa chỉ https://vinaphone-portal.vnpt-invoice.com.vn/ 
Bước 2: Chọn lệnh Tra cứu theo mã tra cứu
Di chuột trên thanh menu ngang, chọn “Tra cứu”. Tại cửa sổ xổ xuống chọn “Tra cứu theo mã tra cứu”.
Bước 3: Nhập mã hóa đơn điện tử VNPT Invoice cần kiểm tra
Khách hàng nhập mã hóa đơn và mã xác thực vào mục tương ứng rồi ấn “Tìm kiếm”. Hệ thống sẽ trả về kết quả như sau:
2. Cách tra hóa đơn điện tử VNPT với khách hàng đã có tài khoản
Nếu khách hàng đã có tài khoản trên Portal VNPT thì cần thực hiện đăng nhập trước rồi mới tiến hành mới tra cứu hóa đơn. Các bước thực hiện như sau:
Cách 1: Kiểm tra hóa đơn VNPT Invoice bằng mã tra cứu
Bước 1: Đăng nhập trang Portal
Khách hàng truy cập portal TẠI ĐÂY, giao diện sẽ hiện ra màn hình đăng nhập như hình dưới đây.
Tiếp theo, nhập username và password vào ô tương ứng, có thể ấn “Lưu mật khẩu” (nếu muốn) để tiện cho lần sử dụng sau.
Sau đó, Chọn “Đăng nhập”. Nếu username và password đúng người dùng sẽ đăng nhập thành công. Trường hợp sai 1 trong 2 thông tin trên hoặc sai cả 2 thông tin hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.
Bước 2: Chọn hình thức tra cứu bằng mã tra cứu
Trên thanh menu ngang, khách hàng chọn “Tìm kiếm bằng mã tra cứu”.
Bước 3: Điền mã hóa đơn và mã xác thực của hóa đơn cần kiểm tra
Khách hàng nhập đầy đủ và chính xác mã hóa đơn và mã xác thực rồi ấn “Tìm kiếm”. Nếu hóa đơn có tồn tại trên hệ thống thì sẽ hiển thị ngay bên dưới như hình sau:
Nếu hóa đơn không có trên hệ thống thì màn hình sẽ hiện thông báo để khách hàng biết.
Cách 2: Tra hóa đơn điện tử VNPT bằng các thông số khác
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống Portal
Tương tự như cách 1, người dùng cũng cần đăng nhập vào hệ thống Portal để có thể thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử VNPT.
Bước 2: Chọn Tìm kiếm hóa đơn
Tại thanh menu ngang, người dùng bấm chọn “Hóa đơn”, rồi chọn tiếp “Tìm kiếm hóa đơn”. Hệ thống sẽ hiện lên màn hình tìm kiếm hóa đơn như sau:
Bước 3: Chọn tiêu chí tra cứu hóa đơn phù hợp
Các tiêu chí tìm kiếm bao gồm: Mẫu số, Ký hiệu, PH từ ngày, PH đến ngày, Số hóa đơn, Thanh toán. Người dùng có thể sử dụng những chức năng này để lọc và tìm kiếm hóa đơn nhanh chóng và thuận tiện hơn. Những hóa đơn đáp ứng tiêu chí tìm kiếm của người dùng sẽ hiển thị như hình dưới.
Với cả hai cách trên, nếu người dùng muốn xem nội dung hóa đơn thì chỉ cần tích vào icon tương ứng với hóa đơn đó để xem. Hoặc sử dụng chức năng lọc để chọn danh sách hóa đơn muốn xem.
Trường hợp người dùng muốn tải hóa đơn về máy thì tích vào icon tải xuống để tải hóa đơn theo định dạng mong muốn. Khi cần in hóa đơn người dùng sử dụng file hóa đơn vừa tải về để in như bình thường.
3. Làm thế nào khi không tra cứu được hóa đơn điện tử VNPT?
Trường hợp 1: Nhập sai thông tin đăng nhập tài khoản
Đối với khách hàng có tài khoản trên hệ thống, nếu nhập sai thông tin đăng nhập như username hoặc password, quá trình đăng nhập sẽ không thể hoàn tất. Khi điều này xảy ra, người dùng sẽ không thể tiến hành tra cứu hóa đơn điện tử của VNPT.
Do đó, để có khả năng tra cứu thông tin hóa đơn một cách hiệu quả và chính xác, người dùng cần đảm bảo nhập đúng thông tin đăng nhập, bao gồm cả username và password đã được cung cấp. Trong trường hợp người dùng không thể nhớ hoặc nhập sai thông tin đăng nhập, họ nên liên hệ với đơn vị phát hành để được hỗ trợ.
Trường hợp 2: Khách hàng sử dụng sai mã tra cứu
Khách hàng có thể sử dụng mã tra cứu để tìm kiếm thông tin về hóa đơn. Tuy nhiên, nếu nhập sai mã tra cứu hoặc mã tra cứu được cung cấp không chính xác, thì việc tra cứu hóa đơn điện tử của VNPT cũng sẽ không thể thực hiện được.
Do đó, trước khi tiến hành tra cứu hóa đơn điện tử của VNPT bằng mã tra cứu, khách hàng cần đảm bảo rằng mã này được nhập chính xác và đúng. Nếu mã tra cứu không đúng, khách hàng cần liên hệ với bên phát hành hóa đơn để yêu cầu cung cấp mã số chính xác.
4. Cách kiểm tra tình trạng hóa đơn điện tử ở thời điểm hiện tại
Bằng cách thực hiện phương pháp tra cứu hóa đơn điện tử của VNPT như đã trình bày, người dùng sẽ có thể xác định xem hóa đơn có tồn tại hay không. Tuy nhiên, để có cái nhìn tổng quan về tình trạng hiện tại của hóa đơn VNPT Invoice, bao gồm việc có bị thay thế, điều chỉnh hay không, bạn nên thực hiện kiểm tra trực tiếp trên trang web chính thức của Tổng cục Thuế.
Bước 1: Khách hàng truy cập vào website của Tổng cục Thuế TẠI ĐÂY.
Bước 2: Để xác minh hóa đơn điện tử thật hay giả, người dùng thực hiện như sau:
Đầu tiên, tại màn hình hỗ trợ đọc file XML, người dùng ấn “Chọn file XML” để tải file hóa đơn cần xác minh lên hệ thống. Lúc này kết quả trả về sẽ hiển thị các thông tin gồm: Nội dung hóa đơn, thông tin đối tượng nộp thuế, thông tin chữ ký số và thông tin liên quan.
Nếu đã có mã xác thực hóa đơn thì người dùng chọn mục “Hóa đơn có mã xác thực”. Tại phần xổ xuống chọn “Xác minh hóa đơn”.
Sau đó, người dùng chọn mục “Hóa đơn có mã xác thực” và nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu để nhận trạng thái hóa đơn do Tổng cục Thuế trả về.
Bước 3: Tiến hành xem và xác thực tình trạng hóa đơn từ kết quả của Tổng Cục Thuế trả về. Sẽ có 3 trường hợp xảy ra như sau:
Trường hợp 1: Hóa đơn có đầy đủ giá trị pháp lý sẽ được sử dụng để kê khai nộp thuế. Trạng thái của loại hóa đơn này như sau:
- Hóa đơn gốc có giá trị sử dụng và không bị thay đổi.
- Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
- Hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
- Hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
Trường hợp 2: Hóa đơn không có giá trị pháp lý do đã bị xóa bỏ và không được sử dụng để kê khai nộp thuế. Trạng thái của loại hóa đơn này như sau:
- Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…
- Hóa đơn bị xóa bỏ bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…/…/,..
- Hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx
Trường hợp 3: Nếu hóa đơn không tồn tại, website sẽ hiện thông báo Hóa đơn không tồn tại như hình dưới.
VNPT Invoice là một giải pháp hóa đơn điện tử được phát triển và cung cấp bởi tập đoàn VNPT. Đây được xem là một giải pháp công nghệ hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp trong việc quản lý và khai thác hóa đơn điện tử. Đặc biệt, dịch vụ hóa đơn điện tử của VNPT còn đảm bảo tối ưu hóa quá trình hoạt động, giúp tiết kiệm cả thời gian và chi phí một cách hiệu quả nhất.
Khách hàng hoàn toàn có thể tin tưởng vào tính pháp lý và khả năng tương thích của dịch vụ khi sử dụng. Vì vậy, việc lựa chọn sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của VNPT là một sự lựa chọn thông minh, giúp doanh nghiệp phát triển, quản lý và vận hành một cách hiệu quả.
Tác giả : Phi Tâm
